Rola komunikacji wewnętrznej w procesie zmian

Jednym z kluczowych filarów zmian jest efektywna komunikacja z pracownikami. Celem komunikacja w sytuacji zmiany jest informowanie nie tylko o tym, co zostało już zrobione, ale w zdecydowaniu stopniu o tym, co jest planowane i jakie konsekwencje te zmiany pociągają dla pracowników. Jak wiemy zmiany w zdecydowanym stopniu wpływają na poczucie bezpieczeństwa pracowników, zmiany relacji między nimi, ich statusu itp.
Odpowiedni system komunikacji w procesie zmian służy wspieraniu osiągania celów, eliminuje opór, jest kluczowym katalizatorem umożliwiającym sprawne przeprowadzenie procesu. W zdecydowany sposób wpływa na obniżenie kosztów społecznych i finansowych zmian.
Każda firma posiada swoją własną kulturę organizacyjną mniej lub bardziej określoną, zdefiniowaną, świadomą. Każda kultura będzie wymagała trochę innego systemu komunikacji, bo w innym miejscu mogą pojawić się punkty zwrotne.
Planując system komunikacji, świadomie ograniczając trudne sytuacje związane z wprowadzaniem zmian, warto odpowiedzieć sobie na trzy kluczowe pytania.
CO będzie komunikowanie? Jak jest cel zmian, jak będzie wyglądała nasza firma po zmianach, jak one będą przebiegały.
JAK to będzie komunikowane? Mam na myśli tutaj typowe narzędzia komunikacja wewnętrznej takie jak spotkania kaskadowe, intranet, czasopisma firmowe, szkolenia, spotkania firmowe, itp, ale to co jest również bardzo ważne to wspólny język zmian.
KIEDY (jak często)? Czy komunikację zmiany zaczyna od momentu przyjęcia przez Zarząd oficjalnego dokumentu dotyczącego zmian, czy znacznie wcześniej, gdy pytamy pracowników o ewentualne pomysły na wdrożenie nowych rozwiązań.
Niemniej jednak jest kilka podstawowych zasad, które determinują efektywność procesu komunikacja.
Jedna z podstawowych rzeczy to kompleksowość procesu komunikacji. Oznacza, to że komunikowanie zmian to nie tylko informowanie pracowników, ale również gotowość i oczekiwanie na informację zwrotną od pracowników.
Kolejna ważna zasada to lojalność w procesie komunikacji. Ważne jest, aby pracownicy mieli poczucie, że zarząd firmy jest kapitanem okrętu zmian, wie do którego portu płynie, ale również chce tam z nimi dopłynąć.
To na co jeszcze wskazują doświadczenia osób przeprowadzających zmiany to spójność głoszonych zmian i swoich zachowań, dotyczy to zwłaszcza menadżerów.
Menadżerowie powinni mieć do dyspozycji odpowiednie narzędzia, choć same narzędzia to za mało, gdyż może się zdarzyć, że uczestnicy nie posiadają takich umiejętności komunikacyjnych, jakich się od nich oczekuje. W związku z tym, to na co dodatkowo trzeba zwrócić uwagę to kształtowanie kompetencji komunikacyjnych menadżerów.
Podsumowując przykładowy proces komunikacji może składać się z czterech następujących etapów.
Etap pierwszy to przygotowanie organizacji do zmiany, stworzenie podstaw do przyszłej komunikacji i pozyskanie „rzeczników zmiany”.
Etap drugi rozpoczyna właściwą fazę informowania o procesie – to wtedy organizacja poznaje najważniejsze przyczyny i założenia wprowadzanych zmian.
Etap trzeci występuje wtedy, gdy konieczna staje się indywidualna komunikacja z poszczególnymi pracownikami.
Etap czwarty, którego celem jest stabilizacja sytuacji w organizacji po zmianie. W trakcie tego etapu zamykamy i podsumowujemy proces, wyznaczamy przyszłe cele i mobilizujemy do pracy pozostających w firmie pracowników.